应对新冠疫情已将全球合规管理置于企业日常工作之外,这导致跨国企业面临着更多风险。通过审查全球合规管理以及外包服务的作用,企业可以降低风险,专注于核心运营。
对于跨区域开展业务的跨国企业而言,全球合规性一直是企业财务团队面临的一项复杂挑战。当地的法律法规及国内的其他特殊情况,让合规工作成为一项具有风险性的棘手工作。但是,对于许多财务和合规团队而言,全球疫情增加了在多个国家或地区开展业务的挑战,从而也增加了违规风险。这场危机已将首席财务官(CFO)和首席会计官(CAO)的工作重点转移到了近期目标,即通过启用和适应远程工作环境,同时谨慎管理现金流,从而保持运营的正常进行。

“业务连续性是当务之急。全球疫情的蔓延速度,迫使企业迅速进入远程工作状态,而跨国企业的重心一直放在维持正常运营方面,但合规风险并没有减少,这个时期各种优先项层出不穷,对全球合规管理的重视程度可能已降至最低,但每个国家仍存在不合规的风险。缺乏关注和未严格遵守当地合规要求会导致税务违规和罚款,甚至会导致董事被起诉。企业品牌和声誉在当地市场上也可能面临风险。”


Tony Thornbury,致同全球合规和报告解决方案负责人

随着疫情的出现,可能很多事务的优先次序会随之立即降低,在不同国家或地区它们的权重和重要性也各不相同,包括不同地区所涉及的当地会计准则报告、各种法定的税务申报、销售税纳税申报(增值税、GFC等)、薪酬管理以及本国的各种统计报表。
Thornbury表示,“薪酬管理目前是一个特别敏感的部分。政府迅速实施各种复杂的机制,以帮扶薪酬体系和减少失业,也因此给合规工作带来了巨大挑战。这些政策在不同的国家之间的差异非常之大。”
在眼下充满挑战的时期,合规团队的痛点越来越多,首席财务官和首席会计官都在质疑他们目前采用的架构是否如他们所预期的那样有效或稳健。


合规工作是一项旷日持久的挑战

通常,对于在美国以外地区运营的大型公司而言,财务报告是首要关注的合规项,而全球合规虽然是一项法律要求,却是仅次于财务报告之后的关注项。
即使在经济环境最佳时期,合规管理也同样非常复杂,而且可能会分散企业管理者对于核心业务运营的注意力。除了各个国家地区的不同法规之外,公司还面临着更广泛的复杂性,包括不同的语言、时区,以及位于不同国家为跨国企业提供报表审计、公司税和销售税等支持服务的不同专业服务公司。
Thornbury指出,“与多个供应商一同应对多项问题是一件令人头疼的事情,特别是当企业的业务涉及50或60个国家,每个国家有30或40个不同的本地供应商时,便会出现此类问题。”
从会计技术的角度来看,跨国公司通常会在其主要市场上采用统一ERP系统(例如SAP或Oracle),就公司在核心国家的业绩予以报告。但是有时候,在业务不那么成熟的国家或地区,使用相同的ERP系统在财务上并不可行,而且本地服务供应商也会使用其它的财务报告系统。但是,系统运用与基础工作架构之间脱节越多,想要调整一级报表与二级报表之间的差异面对的风险就越大。
远程工作的情况加剧了这种风险。分散的员工团队使用不同的系统,既造成网络安全风险,又给合规管理带来麻烦。
企业可以通过重新考虑如何更有效地进行全球合规管理来降低风险,并让工作重点重新集中到核心运营上,目前这才是至关重要的。


建立以专业化管理为中心的国际运营

当企业评估新冠疫情的经济影响时,会对未来的战略机遇和运营优先项进行反思,同时考量如何构建企业重塑力。通过降低风险,应对全球合规义务及其流程,会成为企业增强重塑力的重要组成部分。
Thornbury认为,“如果存在跨多个国家或地区的交易,企业就需要严格的项目管理。所以,企业寻求合规管理人才的帮助以摆脱企业合规风险,将是非常重要的。在企业感觉难以掌控局面的时候,与一家网络遍布全球的专业公司建立一对一联系,其可以在您的附近办公,可以跟您说同一种语言,会使企业对合规报告的协调和质量充满信心。”
对于许多跨国企业而言,采用一种全球合规解决方案,有助于提供额外的支持。一个优秀的外包全球合规解决方案,可以帮助CFO和CAO了解各种备案要求何时何地会出现,帮助其与法定审计师保持联系,编制法定报表,进行审计、报税及缴税。
一个值得信赖的外包合作伙伴,可以通过他们的合规管理专业知识,以及与其它企业合作的丰富经验,在有关如何改进合规流程和监督方面,可以为企业提供专业洞见。


以外包支持国际增长

那些飞速开拓跨国业务的快速成长型公司,或者那些希望一旦经济恢复后就进行国际扩张的公司,是最需要外包支持的。许多公司只有一个很小的销售团队进入市场,并且可能不愿意(或者确实没有时间)建立一个全职运作的本地合规团队,无论是会计还是薪酬方面。在这种情况下,实践证明外包是一种有效的策略,可以帮助跨国企业快速、敏捷地实现跨越式发展。
事实上,企业涉足的国家越多,外包就越有意义。跨国企业目前热衷的模式是尝试集中的会计管理职能,并尽可能减少当地的会计和行政要求。
在当前的危机中,敏捷性和可扩展性是适应和复苏的关键因素。Thornbury表示,“目前,企业可能希望迅速缩小规模,但以后企业又可能不得不以相似或相同的速度扩大规模。在不熟悉的市场中带领员工扩展业务,会非常具有挑战性,而且企业可能无法实现自己希望的迅速扩展。外包可以为企业提供支持,实现业务扩展,让企业能够快速做出响应,为所有相关的法律和劳务问题提供解决方案。”


收购导致合规管理倍加复杂

在新冠疫情暴发之前,业务深陷于近期国际并购的企业,在多个国家和地区的集团结构下,可能要付出更多的努力。在最近一笔收购后,有几类事项需要考虑,包括建立稳定的支持职能部门以及后台服务部门。
Thornbury表示,“当我们开始与市场领先的全球互联网服务供应商合作时,他们在过去两三年中已经完成了四项重大收购。他们的组织结构非常复杂,在每个辖区拥有多个公司。 所以也许您在法国、德国拥有四五家公司,而在进入亚太地区和拉丁美洲时,这种架构也会被复制到那里。” 
简化成为一个必要的目标。“但是这需要时间,在满足简化工作的条件之前,企业必须掌控一切,企业必须将各种申报保持在最新状态。”
收购之后的另一个挑战是对整个收购过程中获得的服务供应商的数据进行管理。每次收购都有一个层级的服务供应商,合规性也因此更加复杂。在这种情况下,有可能会错过审计和申报的截止日期,超支和罚款会随之增加。


您准备好将合规工作外包了吗?
对于希望将全球合规管理外包的企业而言,越是在报告流程中具有更好的一致性,聘请的服务供应商就越简单,尤其是在多个国家、地区共享一家服务供应商时。

Thornbury指出,“如果企业美国会计准则报表与本地准则报表的转换具备一致的流程,以及有一个类似的一致流程可以从中获得公司纳税申报表,这样对企业将会大有助益。而且,当企业在多个地区、不同国家之间的一致性越强,就越能在合规方面寻求一个有效的解决方案。反之,这些流程中的变量越多,效率就越低。”
通常,全球合规工作是事后才被重视的,因为它不是报表的主要功能,也因为它不是任何人的主要工作,所以很容易被忽略。但是,如果在后台出现差错,纠正起来可能会费时费力。当企业开始从税务机关收到高额罚单,并在当地声誉受损时,全球合规管理才会提升至董事会议程的首位。
企业可以选择通过集中管理,将合规性管理交给提供专业服务的人员,来应对相关风险并解决合规性问题,该专业人员须能联系到本地的专家网络,在遇到前所未有的变化时,能在企业涉及的所有区域内保持灵活性。